Порядок в файлах

Используйте понятные названия: дата, тема и версия.
Храните рабочие материалы отдельно от окончательных документов.
Проверяйте папку загрузок и переносите нужные файлы в тематические папки.
Перед отправкой убедитесь, что выбрали актуальную версию.